Dans cet article découvrez les cas d'usage pour les factures automatiques et comment le paramétrer.
Avant de répondre à cette question alléchante, rappelons les 2 cas d’usages principaux qui intéressaient nos clients et qui nous ont poussé à développer cette fonctionnalité.
- Génération d’une facture automatique lors d’un process transactionnel / Ecommerce
Si vous avez des achats effectués de manière autonome par vos clients finaux via votre site par exemple, sans intervention humaine, alors cette fonctionnalité devrait vous intéresser.
- Simplification d’un process de vente complexe / assistés par une force de vente
Pour les process de vente assistés par un commercial, on peut aussi imaginer une simplification du processus poste signature / closing, en générant automatiquement la facture liée. Cela évite ainsi de la ressaisie manuelle, de la perte de temps de génération de cette facture par le commercial ou service comptabilité / en charge de la création et émission de factures clients.
Sachez que dans les 2 cas on peut également imaginer l’envoi automatique des factures.
Rentrons désormais dans le vif du sujet, le paramètrage :
Pour pouvoir utiliser les factures automatiques, il y a plusieurs étapes afin de les configurer :
- Vous assurer que vous avez bien installé les propriétés Billspot au niveau de l’intégration HubSpot dans les “paramètres” Billspot :
Si vous ne l’avez jamais effectué, alors cliquez sur “Installer”.
- Ensuite il faut renseigner les “valeurs internes” des statuts “fermé gagné” de vos pipelines pour lequel vous souhaitez des factures automatiques. Cela va permettre de savoir quelles factures doivent être créées en fonction des pipelines.
- Pour cela rendez-vous sur HubSpot, puis paramètres > Transactions > Pipelines :
- Une fois dans les paramètres de pipelines, glissez la souris sur le statut “Fermé gagné” / Closed Won de ce pipeline afin de récolter la valeur interne :
- Rendez-vous désormais dans Billspot > Paramètres > Intégration HubSpot
- Collez ainsi la valeur interne dans le champ “identifiants des statuts de transactions HubSpot” suivant :
- Cliquez sur enregistrer
Important : afin que la transaction soit élégibile à la facture automatique il faut que la propriété “Génération de facture automatique” soit renseignée par “Oui”.
Cela peut être effectué de 3 manières différentes :
- [Manuel] Manuellement par l’utilisateur en modifiant ce champ sur une transaction en particulier :
- [Manuel] En sélectionnant plusieurs transactions la vue liste > modifier > Génération de facture automatique > Oui :
- [Automatique] En paramétrant un workflow dans HubSpot indiquant que toute transaction rentrant dans ce pipeline a la propriété “Génération de facture automatique” automatiquement mise à jour. Pour un accompagnement sur ce sujet, veuillez nous contacter afin que l’on vous aide à le configurer.
Et voilà c’est paramétré. Vous pouvez désormais tester en passant une transaction en phase “fermé gagné”. Bonne automatisation !
PS : n’oubliez pas que les transactions doivent avoir les bons produits associés, le numéro de TVA du client si vous souhaitez qu’il apparaisse, et enfin le bon taux de TVA sur vos produits ou par défaut le bon taux de TVA, afin de s’assurer de l’exactitude de la facture.